Yksityisyyskäytäntö
Teamtailorin palvelun kautta tapahtuvaa rekrytointia koskeva yksityisyydensuojakäytäntö
Tämän rekrytointien käsittelyyn ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitetun palvelun (”palvelu”) tarjoaa Teamtailor Algol-konserniin kuuluvien yritysten (”rekisterinpitäjä”, ”me” jne.) puolesta. On tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt (”käyttäjät”, ”rekisteröidyt”, ”työnhakijat”) tuntevat olonsa turvalliseksi sen suhteen ja saavat tietoa siitä, miten käsittelemme käyttäjien henkilötietoja rekrytointiprosessissa. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän yksityisyydensuojakäytännön (”yksityisyydensuojakäytäntö”) mukaisesti.
Algol-konsernin yhtiöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja rekrytointitarkoituksissa, ovat:
• Algol Oy
• Algol Chemicals Oy
• Algol Diagnostics Oy
• Algol Technics Oy
• Algol Trehab Oy
Rekisterinpitäjänä on se Algol-konsernin yhtiö, josta olet hakemassa työpaikkaa.
Rekisterinpitäjän puolesta tietosuoja-asioista huolehtii Algol Oy, jonka yhteystiedot ovat
Osoite: Karapellontie 6, 02610 Espoo
Puhelin: +358 9 50991
Rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii:
Tor Edgren, Group Corporate Responsibility Manager
puh. +358 9 50991
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Tämän mukaisesti henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän palvelukseen hakeneiden työnhakijoiden henkilö-, haku- ja rekrytointitietojen ylläpitämiseksi, rekisterinpitäjän lakisääteisten työntekijöiden valintaan liittyvien velvoitteiden sekä muiden työntekijöiden rekrytointeihin ja työsuhteen luomiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.
Rekisterin tietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:
(a) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi;
(b) jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity on hakemassa rekisterinpitäjän palvelukseen, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.
Henkilötiedot, joita käsitellään kokonaisanalyysia tai markkinatutkimusta varten, muunnetaan aina tunnistamattomiksi. Tällaisia henkilötietoja ei voida käyttää tietyn käyttäjän tunnistamiseen, eikä kyse tällöin enää ole tunnistettavien henkilötietojen käsittelystä.
2. Käsiteltävät tiedot
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot [lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä]:
- työnhakijan perustiedot, kuten nimi, syntymäaika ja yhteystiedot ;
- työnhakijan hakemiin työtehtäviin liittyvät tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä päivämäärä, josta lähtien työntekijä on käytettävissä;
- työnhakijan opiskelu- ja muut koulutustiedot;
- työnhakijan kielitaito;
- tieto siitä, saako tietoja säilyttää muita hakuja varten.
- työnhakijan henkilötunnus
- työnhakijan valokuva
- työnhakijan CV ja muut työkokemustiedot
- työnhakijan yleinen tai avoin työhakemus
- työnhakijan erityisosaamista kuvaavat tiedot, ja jos työnhakijalla on työnhakua koskevassa prosessissa suosittelijoita, tällaisten henkilöiden (rekisteröityjä) nimet ja yhteystiedot;
- työnhakijan palkkatoive;
- työnhakijan osana hakumenettelyä antamat muut tiedot; tällaisia muita tietoja ovat muun muassa tiedot, jotka työnhakija on vapaaehtoisesti voinut antaa rekisterinpitäjän hakulomakkeen liitteenä jättämässään asiakirjassa (esimerkiksi erilaiset todistukset ja työssä suoriutumista koskevat arvioinnit).
- työnhakijan hakeman työtehtävän tunnistetieto ja haettu tehtävä;
- työnhakijalle rekrytointiprosessissa nimetty vastuuhenkilö;
- työnhakijan rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot (kuten tulossa oleva jatkohaastattelu ja rekrytointiprosessin keskeytyminen).
- työnhakijoiden mahdollisesti suorittaman soveltuvuusarvioinnin tietoja
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot niistä henkilöistä, jotka ovat vapaaehtoisesti lisänneet rekisterinpitäjän rekrytoinnissa käyttämiin tietojärjestelmiin mainitut tiedot itsestään:
Lisäksi rekisteriin kerätään myös seuraavat lisätiedot rekrytointiprosessiin liittyen:
Vain rekrytointiprosessin kannalta olennaiset tiedot kerätään ja käsitellään.
3. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään.
Rekisterinpitäjän työnhakijalta keräämien edellä kohdassa 2. kuvattujen henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle on rekisteröidyn haku- ja valintamenettelyyn osallistumisen ja mahdollisen työsopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, sillä tällaisten tietojen kerääminen on edellytyksenä rekisterinpitäjän lakisääteisten työnantajavelvoitteiden toteuttamiselle. Nämä henkilötiedot työnhakijan tulee antaa rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän pyynnöstä viipymättä, ja tällaisten henkilötietojen antamatta jättäminen mahdollisesti vaikuttaa sopimuksen syntymiseen ja rekisterinpitäjän mahdollisuuksiin toteuttaa lakisääteiset velvoitteensa, mikä voi myös vaikuttaa työnhakijan haku- ja valintamenettelyyn ja mahdolliseen työsuhteeseen liittyvien oikeuksien toteutumiseen.
Keräämme työnhakijalta heidän henkilötietojaan, kun työnhakijat
- lähettävät työhakemuksen palvelun tai muun kanavan kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- käyttävät palvelua yhteydenpitoon henkilöstömme kanssa ja lisäävät henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- antavat itsestään tunnistettavia tietoja chat-palvelussa (verkkosivustolla, joka käyttää palvelua), ja nämä tiedot ovat olennaisia hakuprosessin kannalta.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookista ja LinkedInistä, joiden kanssa tai joiden kautta rekisterinpitäjä toteuttaa työntekijöiden haku- ja valintamenettelyn liittyviä velvollisuuksiaan tai muita rekrytointeihin liittyviä toimenpideitä. Tätä kutsutaan potentiaalisia työnhakijoita koskevaksi tiedonhauksi, ja sitä voivat tehdä työntekijämme manuaalisesti tai palvelumme automaattisesti.
Joissakin tapauksissa nykyiset työntekijämme voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista. Nämä työntekijät lisäävät palveluun tällaisten potentiaalisten hakijoiden henkilötietoja. Tällaisissa tapauksissa potentiaalista työnhakijaa pidetään tämän yksityisyydensuojakäytännön puitteissa käyttäjänä, ja hänelle ilmoitetaan tietojen käsittelystä.
Palvelun kautta kerättäviä henkilötietoja voidaan käyttää henkilöiden tunnistamiseen nimistä, sähköpostiosoitteista, kuvista ja videoista, Facebook- ja LinkedIn-tilien tiedoista, rekrytointiprosessissa esitettyjen kysymysten vastauksista, titteleistä, koulutuksesta ja muista tiedoista, jotka käyttäjät tai muut tahot ovat antaneet palvelun kautta.
4. Rekisteröidyn suostumus
Käyttäjät antavat suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn, kun sen tarkoituksena on edesauttaa rekisterinpitäjän rekrytointiprosessia. Käyttäjät hyväksyvät, että henkilötietoja kerätään palvelun kautta, kun käyttäjät
- lähettävät työhakemuksen palvelun kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä, ja hyväksyvät myös, että rekisterinpitäjä saattaa käyttää ulkoisia tiedonhakumenetelmiä tietojen täydentämiseen
- käyttävät palvelua ollakseen yhteydessä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä.
Käyttäjät antavat myös suostumuksensa siihen, että rekisterinpitäjä kerää julkisesti saatavilla olevia tietoja käyttäjistä ja koostaa niitä käyttöönsä rekrytointitarkoituksiin.
Käyttäjät antavat suostumuksensa siihen, että heidän henkilötietojaan a) kerätään yllä olevan mukaisesti ja b) käsitellään alla olevien kohdan Tietojen säilytys ja siirtäminen säilytysaika käsitellään mukaisesti.
Käyttäjillä on oikeus perua suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tämän tietosuojakäytännön alussa ilmoitettujen yhteystietojen kautta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.
5. Tietojen säilytys ja siirtäminen
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Joka tapauksessa henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.
Jos käyttäjät eivät vastusta kirjallisesti henkilötietojensa käsittelyä, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen yllä olevien tarkoitusten täyttämiseksi. Työnhakija voi olla meille kiinnostava myös tulevien rekrytointien kannalta, ja siksi saatamme säilyttää käyttäjien henkilötietoja, kunnes ne eivät enää ole tärkeitä mahdollisten tulevien rekrytointien kannalta. Jos käyttäjät eivät halua henkilötietojaan käsiteltävän tässä tarkoituksessa (tulevissa rekrytoinneissa), pyydämme ottamaan yhteyttä alussa mainittujen yhteystietojen kautta.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
Emme myy tai muullakaan tavoin säännönmukaisesti siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä palveluntuottajia, jotka henkilötietojen käsittelijän asemassa käsittelevät tai säilyttävät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun. Nämä palveluntuottajat toteuttavat henkilötietojen käsittelyyn liittyviä IT-palveluita ja työnhakijoiden soveltuvuusarviointeja. Lisäksi rekisterinpitäjän HR-osasto käsittelee henkilötietoja osana HR-palveluita eri konserniyhtiöille.
Saatamme siirtää käyttäjien henkilötietoja
- toimittajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat käsittelijöinä ja alihankkijana toimivina käsittelijöinä ohjeidemme mukaisesti palvelun tarjoamiseksi
- viranomaisille tai oikeudellisille neuvonantajille tilanteissa, joissa epäillään rikosta tai epäasiallista käytöstä
- viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää.
Siirrämme käyttäjien henkilötietoja ainoastaan sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valikoimme yhteistyökumppanimme tarkkaan varmistaaksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavasti luokiteltavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor palvelun tarjoajana, palvelin- ja verkkohotelliyritykset, sähköpostiyritykset, videonhallintayritykset, tiedonhakuyritykset, analyysipalveluyritykset ja muut yritykset, joiden toiminta liittyy palvelun tarjoamiseen.
Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU:n/ETA:n alueella tai sellaisessa kolmannessa maassa, jossa on Euroopan Komission mukaan riittävä tietosuojataso, tai niitä käsittelevät sellaiset alihankkijat, jotka ovat solmineet sellaiset sitovat sopimukset, jotka edellyttävät kolmansiin maihin tehtävien tiedonsiirtojen oikeusperusteen täydellistä noudattamista (Privacy Shield -järjestely), tai muut alihankkijat, joilla on käytössään riittävät turvatoimet niiden rekisteröityjen oikeuksien suojaamiseksi, joiden tietoja siirretään. Jos haluat lisätietoa riittävistä turvatoimista, ota meihin yhteyttä edellä ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
6. Turvallisuus ja rekisterin suojauksen periaatteet
Yksityisyydensuoja on meille ensisijaisen tärkeä asia, ja teemme siksi ahkerasti töitä sen eteen, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään äärimmäisen huolellisesti. Ryhdymme kaikkiin toimenpiteisiin, joita meiltä voidaan kohtuudella odottaa, varmistaaksemme, että käyttäjien ja muiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän yksityisyydensuojakäytännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Tiedon siirtämiseen internetissä ja mobiiliverkossa liittyy kuitenkin aina jonkinasteinen riski, joten kaikki siirrot tehdään tietoja siirtävän henkilön omalla vastuulla. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuun siitä, että heidän tietonsa ovat turvassa. On myös käyttäjien omalla vastuulla varmistaa, että heidän kirjautumistietonsa pysyvät salaisina.
Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne henkilöt, jotka ovat mukana rekrytoinnissa eli HR, rekrytoiva esimies sekä yrityksen johto. Osaa henkilötiedoista käsitellään puolestamme ulkoistettuna luotettavien yhteistyökumppaniemme toimesta tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla ja vain siinä laajuudessa kuin tietoja on välttämätöntä käsitellä asioiden hoitamiseksi (esim. yhteistyökonsultit ja järjestelmätoimittajan nimeämät yhteyshenkilöt).
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Lisätietoja tietoturvasta: https://www.teamtailor.com/en/security/
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Rekisterissä olevat tiedot ovat pääsääntöisesti sähköistä aineistoa, mutta rekrytoinnin yhteydessä hakijan lähettämää aineistoa voidaan käsitellä myös manuaalisesti. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Järjestelmästä voidaan tarvittaessa ottaa paperitulosteita, jotka tuhotaan käyttötarpeen päätyttyä.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:
- Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin;
- Oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
- Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
- Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
- Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;
- Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät; Käyttäjillä on oikeus saada yksi (1) jäljennös heille kuuluvista henkilötiedoista maksutta. Seuraavista jäljennöksistä rekisterinpitäjällä on oikeus veloittaa kohtuullinen korvaus pyynnön aiheuttamien hallinnollisten kulujen pohjalta.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisina edellä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Käyttäjillä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti toisten oikeuksiin tai vapauksiin.
8. Yhdistelmätiedot (ei-tunnistettavat henkilötiedot)
Voimme jakaa yhdistelmätietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa yhdistelmätiedot on koottu tiedoista, jotka on kerätty palvelun kautta ja voivat koostua esimerkiksi verkkoliikennettä tai palvelun käyttäjien maantieteellistä sijaintia koskevista tilastoista. Yhdistelmätiedot eivät sisällä mitään tietoja, jotka voidaan yhdistää yksittäisiin henkilöihin, eivätkä ne siksi ole henkilötietoja.
9. Evästeet
Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käytöstä voidaan tallentaa tietoja evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelun käytön yhteydessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjien kokemusta palvelun käytöstä ja kerätäksemme tietoja esimerkiksi palvelun käyttötilastoista. Tämä tehdään palvelun toiminnan varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden kautta kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa tarkoittaa henkilötietoja; lue lisää evästekäytännöstämme: Evästeet.
Käyttäjät voivat milloin hyvänsä estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa asetuksia. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi estää joidenkin palvelun ominaisuuksien käytön.
10. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä milloin tahansa muutoksia tai lisäyksiä yksityisyydensuojakäytäntöömme. Yksityisyydensuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelusta. Uudesta versiosta katsotaan kerrotun käyttäjille, kun käyttäjät ovat joko saaneet sähköpostiviestin, jossa kerrotaan uudesta versiosta (tällöin käytetään sähköpostiosoitteita, jotka käyttäjät ovat antaneet palvelun käytön yhteydessä), tai kun käyttäjille muulla tavoin ilmoitetaan uudesta yksityisyydensuojakäytännöstä.
